Оформление личных дел сотрудников — это очень важный аспект, который помогает не только поддерживать порядок в кадровой документации, но и избегать штрафов за нарушения, которые иногда допускаются кадровыми специалистами. Необходимо ли заводить личные дела на сотрудников? Как правильно составить и оформить их, и сколько времени их необходимо хранить? Какие документы следует исключить из личного дела сотрудника? Ответы на эти и другие вопросы можно найти в нашей статье. Кроме того, можно скачать нужные бланки и образцы для ведения личных дел.
- Необходимо ли вести документацию о своих работниках?
- В период с 2023 по 2024 год ведется формирование личного архива работника
- Пример составления личного дела сотрудника на 2023 — 2024 годы.
- Сохранение информации о персональных данных работников в кадровом отделе.
- Итоги
Обязательно ли вести личные дела работников?
Не все работодатели обязаны вести личные дела своих сотрудников. Однако для гражданских служащих это является обязательным требованием, установленным законом «О государственной гражданской службе в РФ» от 27.07.2004 № 79-ФЗ. В этих делах содержатся личные данные и другая информация, связанная с поступлением, прохождением и увольнением с гражданской службы, а также необходимые сведения для осуществления деятельности соответствующего государственного органа.
Однако, если говорить о коммерческих организациях, то они не несут никакой обязанности ведения личных дел сотрудников. Они могут делать это на свое усмотрение. На практике большинство компаний именно так и поступают. Это помогает систематизировать и упорядочить документооборот, а также облегчает поиск информации о работнике в нужный момент. Для того, чтобы не пришлось платить за все эти удобства, необходимо выполнить определенные требования, о которых мы расскажем далее.
Состав личного дела сотрудника в 2023 — 2024 годах
Возможно, мы все представляем себе личное дело как папку или файл, содержащий определенный набор документов о работнике и его работе, а также их копии. Обычно так и бывает. Что должно находиться в личном деле сотрудника? Работодатель определяет его состав исходя из собственных представлений и потребностей. Поскольку ведение личных дел является правом, а не обязанностью, каждая компания может установить свой порядок их составления. Было бы целесообразно закрепить этот порядок в местном нормативном акте.
Как правило, список документов, включенных в личное дело сотрудника, обычно выглядит следующим образом:
- используемая форма для регистрации при трудоустройстве;
Ссылка для загрузки бланка анкеты сотрудника в его личное дело доступна на этой странице.
- соглашение о трудоустройстве
- инструкция по должностным обязанностям
- Дубликаты документов официальных распоряжений в отношении работника.
Обратите внимание! Личные документы стандарта Т-2 не должны быть прикреплены к личным делам. Их следует хранить отдельно.
Обратите внимание! Очень часто в дело сотрудника вставляют дубликаты документов, предоставленных при трудоустройстве: паспорт, СНИЛС, ИНН, дипломы и т.д. Все эти документы содержат личные данные человека. Поэтому просто так их хранить нельзя. Как минимум, необходимо получить согласие сотрудника на обработку его личных данных с указанием конкретной цели использования. По крайней мере, такой подход разрешает Роструд. Однако лучше вообще отказаться от сбора копий личных документов. Получив документы, зафиксируйте всю необходимую информацию для оформления трудовых отношений и верните все документы сотруднику. Это поможет избежать риска претензий при проверках.
Сохранение копий документов о работниках, которые были уволены, является нежелательным. Согласно закону «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ, персональные данные могут храниться только в течение времени, необходимого для достижения целей их обработки. В связи с увольнением сотрудника, цель обработки соответствующих данных утрачивается.
Необходимо обратить особое внимание на соблюдение правил работы с персональными данными, так как нарушения в этой сфере могут повлечь серьезные последствия. За нарушение статьи 13.11 КоАП, которая регулирует работу с персональными данными, предусмотрены существенные штрафы. Контроль за соблюдением законодательства в этой области осуществляет Роскомнадзор.
Важно заметить, что личные дела также подпадают под понятие персональных данных. Поэтому при обработке таких данных необходимо придерживаться законодательства в строгом порядке.
Познакомьтесь с информацией о правилах обработки персональных данных в наших специальных материалах, размещенных в рубрике с таким же названием.
Формирование личного дела работника: образец 2023 — 2024
После урегулирования организационных вопросов и вопросов, связанных с законом в отношении персональных дел, остается выполнить их структурирование и оформление. Обычно, это происходит по следующей последовательности:
- Для каждого сотрудника создаются индивидуальные директории (или файлы).
- Все документы, относящиеся к личному делу, укладываются в порядке их получения. Этот порядок является хронологическим и начинается с документов, связанных с приемом (таких как заявления, трудовой договор, приказ о приеме), а завершается копией приказа об увольнении.
- Каждый документ в списках имеет свой уникальный номер.
- Согласно положениям организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ, утвержденным приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526, каждый том не может содержать более 250 листов. В случае превышения этого количества, необходимо открыть еще один том.
- Всякий полученный письменный материал регистрируется в официальной документации дела.
Здесь вы сможете обнаружить пример составления списка документов, который содержит информацию о личном деле, а также получить рекомендации по его оформлению.
Все факты автоматически получают свою уникальную номерацию и вносятся в специальный реестр, где хранятся сведения о каждом работнике (можно создать свой собственный образец реестра).
Какие бумаги будут необходимы сотрудникам для проверки? Как правильно оформить и хранить их? Разъяснения по этим и прочим вопросам вы сможете найти в Путеводителе Кадрового отдела от КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, вы можете получить бесплатный пробный онлайн-доступ.
Хранение личных дел сотрудников в отделе кадров
В личном архиве отдела кадров фиксируются и хранятся документы о сотрудниках в течение всего периода их работы в компании. После того, как сотрудник уходит с работы, его дело закрывается. Однако, передача этого дела в архив компании происходит не ранее, чем спустя год, и не позднее, чем через три года после его завершения.
При подготовке к хранению важно соблюдать следующие меры:
- 4 прокола — достаточное количество, чтобы произвести прошивку или переплет в картонную обложку.
- Следует присвоить номера листам и вкрепить внутреннюю таблицу содержания.
- создать документ-гарант на основе предложенной ниже формы
- На титульном листе следует оформить обложку, на которой будет указана информация о дате завершения дела и общем количестве страниц с учётом страницы-заверителя.
Подготовка к передаче дела в архив завершена.
В архиве присутствует четкое распоряжение о временных рамках хранения персональных документов сотрудников.
Согласно пункту 22.1 закона «О регулировании архивных процедур» от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ, личные документы, завершенные делопроизводством до 1 января 2003 года, хранятся в течение 75 лет, а после этой даты — в течение 50 лет. Удаление личных досье возможно только после истечения срока хранения. Личные дела руководителей сохраняются без ограничения срока (пункт 445 списка Росархива).
Мы предоставили полную информацию об условиях хранения документов в нашей организации, а также о процедуре их уничтожения после истечения срока хранения.
Итоги
Каждый работодатель самостоятельно принимает решение о ведении или неведении личных дел сотрудников. В случае положительного решения, необходимо установить процедуру работы с личными делами, а также соблюдать законодательные нормы по обращению с персональными данными и сроки хранения кадровых документов в организации.