В различных хозяйственных обстоятельствах возникают ситуации, когда приобретенные товары или предметы требуется вернуть обратно: из-за обнаружения дефектов, неподходящих размеров, нежелательной формы и других причин. Для правильного и легального оформления данного процесса необходимо написать письменное уведомление о возврате товара поставщику, с которым ранее был заключен договор на поставку. Мы расскажем о необходимых этапах и сроках для составления данного документа.
| Загрузить образец примера письма с информацией о возвращении товара поставщику (готовый шаблон) |
| Скачать готовый шаблон письма, в котором описан процесс возврата товара ненадлежащего качества поставщику (заполненный образец) |
| Получить пример письма, которое следует отправить поставщику для возврата сырья. |
| Загрузить пример официального сообщения о возврате товара поставщику (при нарушении согласованных условий снабжения) |
| Ссылка для скачивания образца письма, в котором сообщается об отсутствии товара на складе компании. |
В каких случаях разрешено вернуть товар поставщику
Процедура возврата приобретенных товаров является предметом регулирования Гражданским кодексом Российской Федерации и заключенным договором поставки.
В согласии с пунктом 1, пунктом 2 статьи 468 Гражданского кодекса Российской Федерации, пунктом 1, пунктом 2 статьи 475 Гражданского кодекса Российской Федерации, причины для передачи приобретения следующие:
- Данный предмет не соответствует заявленным требованиям и представленным характеристикам.
- В процессе проверки была обнаружена дефектная продукция.
- Продавец прикрыл значимые недочеты.
- Представленный ассортимент не соответствует условиям, установленным в заключенном договоре.
- Продавец не устранил неисправности во время гарантийного периода.
Данные основания применимы при обнаружении недостатков либо неисправностей.
Если покупатель не удовлетворен размером, габаритами, формой и другими характеристиками товара, он имеет право на обмен качественного изделия. Чтобы осуществить обмен, товар должен сохранять свой первоначальный вид и не должен иметь следов использования (согласно пункту 1 статьи 502 Гражданского кодекса РФ). Покупатель имеет возможность предъявить такое требование в течение 14 дней после покупки.
Возможно, в договоре поставки можно предусмотреть иные основания для передачи и обмена товаром продавцу.
Для того чтобы связаться с продавцом и оформить возврат товара по причине его ненадобности, дефектности или несоответствия характеристикам, необходимо составить письменное заявление. Аналогично, для осуществления обмена товара также требуется письменное обращение.
Обратите внимание, что данное требование не представляет собой жалобу для разрешения спора во внесудебном порядке. Для составления жалобы необходимо придерживаться претензионного стиля обращения, иначе суд не примет документ в качестве доказательства соблюдения претензионного порядка.
Перед тем, как продавцу предъявить требования, сотрудник, отвечающий за приемку или эксплуатацию приобретенного предмета, должен составить служебную записку о возврате товара поставщику. В этой записке следует указать причины, по которым требуется вернуть товар.
Какие документы необходимы для возврата товара поставщику
Для совершения возврата необходимо предоставить следующие документы:
- Основанием для рассмотрения является предоставление клиентом уведомления с указанием причиной.
- Для учета бухгалтерских операций, связанных с возвратом товаров, используются специальные документы — возвратная накладная ТОРГ-12 или акт возврата.
Заказчику не предоставляют счет-фактуру.
Для чего пишут письмо о возврате товара поставщику
Не достаточно просто вернуть поставку, важно уведомить поставщика о необходимости проведения процедуры приемки возвращенного товара.
Электронное сообщение представляет собой ориентир для решения возвратных вопросов. В нем излагаются мотивы, по которым клиент отклонил приобретение товара. При появлении спорных ситуаций оно служит доказательством в юридическом процессе.
Если покупатель отправляет уведомление поставщику о получении неправильного товара и запрашивает возврат, это подтверждает его честность и исправность, так как он сообщил о получении товара, который был неверно заказан.
В какой срок необходимо направить письмо о возврате товара
Если покупатель принимает решение отказаться от товара из-за нарушений, совершенных продавцом (например, товар не соответствует заявленным характеристикам или имеет низкое качество), срок, в течение которого он должен сообщить о своем решении, может быть определен в договоре, но не регламентирован законодательством. Единственный законом установленный срок, который применим в отношениях с гражданами-покупателями, установлен Законом о защите прав потребителей и составляет 14 дней.
Если нет оснований для возврата по закону, то оповещение о отказе можно отправить в любое время. Эта ситуация не регулируется ни законом, ни договором. Контрагентам следует достигнуть соглашения о решении этой ситуации.
Как составить письмо поставщику о возврате качественного продукта
Отсутствует официально утвержденный стандарт для составления претензионного письма. Необходимо составлять его в свободной форме. Если имеется возможность, рекомендуется использовать фирменный бланк.
В электронном письме указывают:
- наименование фирмы-покупателя, местонахождение, данные для связи
- название и местоположение продавца;
- данные для оплаты и идентификационный номер соглашения о поставке;
- Основание для обмена или указание на сумму, которая была уплачена за приобретение предметов;
- Временной лимит для реагирования на предъявленные требования.
Бывают ситуации, когда нет достаточных оснований для обращения к продавцу. В таком случае приемлемо написать обращение, где перечислены причины, по которым была выражена просьба. Возможно, контрагент проявит понимание и будет готов пойти на встречу.
Как составить письмо поставщику, если продукт некачественный
Для регистрации брака и решения других проблем, связанных с ними, не существует универсального стандартного бланка. Необходимые документы составляются в произвольной форме на официальном бланке соответствующей организации.
Как сформулировать сообщение для возврата товара поставщику при обнаружении его дефектов. Пожалуйста, предоставьте следующую информацию:
- наименование фирмы-покупателя, местонахождение, данные для связи
- название и местоположение продавца;
- данные для оплаты и идентификационный номер соглашения о поставке;
- Просочитайте недостатки продукции. Уточните, что является основным документом, в котором зафиксированы данные недочеты (как правило, это оформляется актом).
- Если экспертиза выявила какие-либо неисправности, пожалуйста, предоставьте информацию о реквизитах экспертного заключения.
- Советуем сделать снимки или записать видео, чтобы запечатлеть обнаруженные недостатки, и прикрепить файлы к электронному письму.
- Необходимо, чтобы продавец выполнял следующие требования: принимал возвращаемый товар, возвращал деньги, уплаченные покупателем, возмещал возникшие убытки, выплачивал штрафы и другие обязательные платежи.
- Для принятия решения и удовлетворения поставленных требований необходимо установить конкретный срок. Такой срок должен быть ясно оговорен в договоре. В случае, если договор не предусматривает установление срока, то рекомендуется определить разумный временной период, составляющий не менее 7 дней.
Ниже представлен пример письма, которое можно отправить поставщику для возврата товара, который был приобретен в неисправном состоянии:
Вот образец письма, которое можно использовать для оформления возврата товара:
Местоположение города __________________
Организация «_______________» (далее — Заказчик) и фирма «___________» (далее — Исполнитель) заключили соглашение о поставке от _________________ № _____ (далее — Соглашение). Согласно условиям Соглашения, Исполнитель доставил по адресу Заказчика ______________________ в количестве _______ по цене ___________ рублей, на общую сумму ______________________.
После проведения проверки было выявлено, что причиной обращения является ___________________.
Исходя из изложенного, ссылаясь на статью 502 Гражданского Кодекса Российской Федерации, умоляем принять ____________ обратно и вернуть покупателю уже уплаченную сумму в размере _________________.
- Документ о переводе денег на счет продавца.
«Захватить новые границы» предстоит в 2023 году.
Досудебный порядок решения спора
Если условия договора были нарушены поставщиком и он отказывается их исправить, написание письма является обязательным. Это поможет соблюсти порядок предъявления претензий, который является обязательным при таких спорах.
Если нет никаких претензий, то нельзя подать в суд. Такой иск либо отклонят, либо приостановят, чтобы соблюсти все правила до судебного разбирательства.
- Мы обращаемся к вам с просьбой возвратить сумму оплаты или аванса в соответствии с заключенным контрактом.
- выполнение возвратных проводок по товару, отправляемому обратно поставщику;
- В 1С предусмотрен механизм для оформления возврата товара поставщику.
- При обнаружении недоброкачественного товара заказчик принимает меры.
Документы и разъяснения
| Государственный кодекс (часть первая) № 51-ФЗ от 30.11.1994 года |
Информация о писателе, который создал данный материал
В 2017 году Александра Челозерцева закончила своё обучение в НФИ КемГУ, получив специальность «юриспруденция». Сразу после этого она приступила к работе помощником арбитражного управляющего, занимаясь вопросами банкротства. Через полтора года она сменила сферу деятельности и перешла в администрацию бизнес-центра, где стала руководителем юридического отдела. Сейчас Александра занимается сопровождением бизнеса.