После завершения эпидемии коронавируса, удаленная работа стала существенной частью российского бизнеса. Преимуществ такого подхода множество: снижение затрат на аренду офисных помещений, коммунальные платежи и другие расходы. После достижения победы на медицинском фронте, многие работодатели не вернули своих сотрудников к прежнему режиму работы, окончательно «удаляя» их из офиса. Однако, новый формат работы вызывает некоторые вопросы: как корректно оформить и уволить сотрудника, который работает на удаленке. Компания-консультант «Простые решения» поделилась своим опытом и знаниями в данной области.
Равные права и обязанности
Удаленный работник — это любой истинный работник, которого обязательно подпадают все нормы Трудового Кодекса Российской Федерации (ТК РФ), а именно право расторгнуть рабочий договор с удаленным работником по желанию работника, с согласия обеих сторон, или по желанию работодателя в соответствии со статьей 81 ТК РФ.
У удаленного сотрудника, согласно статье 312.8 Трудового кодекса Российской Федерации, имеются две дополнительные причины, по которым работодатели могут его уволить.
Согласно пунктам 312.2 и 312.3 Трудового кодекса Российской Федерации, возможно заключение или прекращение соглашений с удаленными сотрудниками посредством обмена электронными документами. В данном случае работодатель должен обладать электронной подписью повышенной квалификации, в то время как для работника достаточно электронной подписи повышенной квалификации.
Тем не менее, согласно пункту 312.8 Трудового кодекса Российской Федерации, работодатель обязан доставить бывшему сотруднику официально заверенную бумажную копию приказа о прекращении трудового договора в течение трех рабочих дней.
Если у работника имеется возможность посещать кабинет предприятия в личном присутствии, то он может осуществить заключение или расторжение контракта по обычной процедуре – приходя в офис и осуществляя подписание физических документов.
Однако, если сотрудник работает на удаленке и проживает в ином городе, регионе или даже стране, то рекомендуется включить в трудовой договор условие о необходимости получения сотрудником электронной подписи уже на этапе приема на работу. В таком случае, работодатель сможет возместить сотруднику расходы, связанные с формированием электронной подписи. Поэтому в будущем у сотрудника не возникнет проблем с подписью при обмене электронными документами во время увольнения.
Лучшей практикой будет применение электронной подписи при заключении трудового договора с удаленным работником, даже если он в настоящее время проживает рядом с офисом компании. Ведь существует возможность перемещения работника и переезда всей компании. И в будущем никто не вспомнит о необходимости электронной подписи, что может вызвать неприятности при увольнении.
Если до момента увольнения сотрудника его электронной подписи все еще нет, а он не может прийти в офис в последний рабочий день, работодатель обязан отправить ему письмо, содержащее все необходимые сведения.
Роструд объяснил, что если сотрудник не в состоянии получить свои работные документы в день увольнения, по какой-либо причине, то работодатель имеет право отправить их по почте. Не требуется получение согласия сотрудника на отправку документов по почте. Однако, можно уведомить сотрудника об отправке, например, по телефону. В то же время, не должно возникать проблем с расчетом. Деньги могут быть переведены на банковскую карту, вне зависимости от местонахождения сотрудника.
Выдача трудовой книжки
Возможно, указать информацию о работе на удалёнке в трудовой книжке, но сотрудник может не желать этого, если такое желание возникнет (в соответствии со статьей 312.2 Трудового кодекса РФ).
Если у сотрудника все еще имеется трудовая книжка на бумажном носителе, и он не отклонился от нее в пользу электронной формы, то при окончании его трудового договора следует предоставить ему эту книжку. Самым простым способом будет, если сотрудник сможет явиться в офис компании в день своего увольнения и получить трудовую книжку.
Если удаленный сотрудник не может выполнить это действие, у компании есть два варианта действий согласно статье 84.1 Трудового кодекса РФ. Первый вариант — отправить трудовую книжку заказным письмом с уведомлением о вручении, но для этого необходимо получить предварительное письменное согласие работника. Второй вариант — если на день увольнения не получено такого согласия, необходимо отправить работнику письмо с просьбой получить трудовую книжку или разрешить ее отправку по почте. Если работник в конечном итоге решит получить трудовую книжку лично, работодатель обязан выдать ее в течение трех рабочих дней после получения письменного запроса.
Если сотрудник не имеет бумажной трудовой книжки, так как предпочел электронную и не получил ее при поступлении на работу, то работодателю достаточно лишь отправить отчет СЗВ-ТД в ПФР в течение одного дня после увольнения.
Также, в данной ситуации, в день увольнения сотруднику требуется предоставить отчет о его профессиональной деятельности в виде документа СТД-Р.
По собственному желанию или соглашению сторон
Когда сотрудник принимает решение об увольнении по собственному желанию, он может предоставить заявление лично в офисе, а также отправить его в электронном виде или заказным письмом с уведомлением о получении. В таком случае сотрудник должен продолжать работать в течение двух недель перед окончательным увольнением. Этот срок начинается на следующий день после того, как работодатель получил заявление (в соответствии со статьей 80 Трудового кодекса Российской Федерации).
Если сотрудник представит заявление в письменном виде, то дату получения можно определить по отметке работодателя на копии документа. Если заявление будет отправлено в электронном формате, то дата получения будет указана в реквизитах электронного документа. В случае отправки почтой, сотрудник получит уведомление-карточку, на которой будет указана дата передачи письма работодателю.
Когда стороны решают уволить работника по соглашению, они составляют специальный документ, в котором прописывают все условия, по которым будет прекращен трудовой договор. В отличие от обычного увольнения, при этом нет необходимости работать еще две недели, так как в самом соглашении прописывается дата окончания работы. Такое соглашение можно подписать как на бумаге, так и в электронном виде.
Увольнение по инициативе работодателя
Исполнение решения о прекращении трудового договора по инициативе работодателя является непростым заданием. Работник, как правило, не соглашается с таким решением и может даже активно сопротивляться ему. Поэтому необходимо строго соблюдать все установленные сроки и правила при оформлении соответствующих документов. В случае удаленной работы возникают дополнительные трудности, с которыми также необходимо справляться.
Увольнение за нарушение правил работы
Доказать нарушение правил работы очень сложно в случае удаленной работы. Для этого требуется провести медицинское освидетельствование, но если сотрудник не присутствует на территории работодателя, это практически невозможно. Даже если сотрудник проживает в том же городе, где находится офис работодателя, он не обязан разрешать членам комиссии вход в свое жилище.
Увольнение за прогул
Ситуация с прогулом вызывает определенные сложности. Прогул означает, что сотрудник отсутствует на своем рабочем месте в течение всего дня или более 4 часов подряд. Однако главная концепция удаленной работы заключается в том, что сотрудник выполняет свои обязанности вне пространства, которое контролирует работодатель (в соответствии с положениями статьи 312.1 Трудового кодекса РФ).
Удаленный сотрудник не имеет фиксированного места работы, как указано в статье 209 Трудового кодекса РФ, где место работы находится под контролем работодателя. Увольнение за прогул может быть заменено увольнением за отсутствие связи, о чем мы расскажем ниже.
Увольнение удаленного сотрудника за прогул возможно, если согласно условиям договора он организует свою работу в смешанном формате, то есть присутствует в офисе в определенные дни и работает удаленно в другие дни. Такой метод организации удаленной работы описан в статье 312.1 Трудового Кодекса Российской Федерации. В случае, если сотрудник отсутствует на рабочем месте в дни, когда он обязан быть там согласно договору, работодатель имеет право уволить его за прогул на общих основаниях.
Как удаленно уволиться с дистанционной работы?
Уволиться с удаленной работы может оказаться несложной задачей, но стоит учитывать особенности этого процесса, связанные с самой природой такого труда. В данной статье вы найдете информацию о том, как расторгнуть трудовой договор с сотрудником, который работает на удаленке, а также о правильном оформлении кадровых документов.
Что отличает дистанционную работу от офисной
Согласно действующему законодательству, сотрудник может работать удаленно, то есть не на том рабочем месте, которое было создано работодателем. Дистанционный труд, который не требует привязки к определенному месту, является обычной практикой в современном трудовом праве Российской Федерации (глава 49.1 Трудового кодекса РФ). Как и офисная работа, дистанционная занятость подчиняется правилам Трудового кодекса и оформляется трудовым договором с работником. Однако дистанционный труд имеет свои особенности, которые следует учитывать.
Прежде всего, поскольку удаленная работа не связана с определенным местом, это позволяет сотруднику свободно разбирать время между работой и отдыхом. Во-вторых, удаленная работа не требует участия других лиц. В-третьих, она может выполняться с использованием как собственных, так и предоставленных работодателем рабочих средств. Работник также может претендовать на компенсацию за использование личного имущества. В-четвертых, удаленная работа предполагает создание только интеллектуальных продуктов. Наконец, взаимодействие между работником и работодателем осуществляется с помощью электронных коммуникационных средств или обычной почты. Для работника также может быть оформлена электронная подпись повышенной квалификации (ЭПК), которая позволяет создавать документы с правовой силой в электронной форме.
Как оформить кадровые документы на дистанционщика
- соглашение о труде;
- книга трудовых достижений;
- Важными документами для каждого гражданина России являются паспорт, свидетельство СНИЛС, а также документы, подтверждающие воинский учет и образование и прочие необходимые бумаги.
- оригинальные бумаги, подтверждающие право на выплату пособий, которые предоставляются ФСС;
- документация, выданная работодателем в письменной форме по требованию сотрудника;
- Аутентичный экземпляр документа о прекращении трудового договора с сотрудником.
Как правильно составить документ о прекращении трудового договора
С помощью электронных документов сотрудник и работодатель могут осуществлять обмен информацией:
- составленным вариантом трудового соглашения, предназначенным для последующей оформления в письменной форме;
- с помощью внутренних правил и нормативных документов;
- инструкциями, приказами, сообщениями и запросами со стороны работодателя
- Изложениями и разъяснениями сотрудника.
- При запросе сотрудника были предоставлены справки в виде электронных документов.
УКЭП, ответственный за отправку, оставляет свою подпись на электронном документе перед его отправкой. Чтобы подтвердить получение этого документа, принимающая сторона должна отправить электронное подтверждение.
Как расторгнуть трудовой договор с дистанционщиком
Расторгнуть соглашение о трудовом удаленном труде допускается на основании тех же причин, которые указаны в Трудовом кодексе. При этом возможны также дополнительные основания, которые предусмотрены в самом трудовом соглашении. В качестве такого дополнительного основания может выступать, например, единичное нарушение срока выполнения работы без уважительной причины.
Если работодатель увольняет сотрудника по основаниям, указанным в трудовом договоре, это считается таким же, как если бы работодатель сам принял решение об увольнении. Однако, работодателю придется доказать наличие таких оснований. В случае увольнения, ссылка на статью 312.5 Трудового кодекса Российской Федерации должна быть указана как в приказе об увольнении, так и в трудовой книжке.
Невозможно уволить удаленного сотрудника по причине его прогулов, опозданий или явки на работу в нетрезвом состоянии, так как работодатель не обладает возможностью контролировать это.
Увольнение сотрудника, занимающего удаленную должность, осуществляется соблюдением обычных процедур. В то же время, сотрудник, работающий на удаленке, не может быть уволен, если:
- во время заболевания, отдыха, ожидания ребенка;
- Люди, у которых есть дети в малолетнем возрасте, а также родители, живущие в одиночестве.
Если сотрудник, работающий удаленно, решает уволиться добровольно, то он может представить свою заяву об увольнении как в письменной форме, так и в виде электронного документа, подтвержденного УКЭП.
Увольнение, основанное на собственном решении
Уведомление о прекращении трудового договора отправляют сотруднику по электронной почте, однако официальную копию на бумаге обязательно направляют ему заказным письмом.
Сотруднику будет отправлена бумажная трудовая книжка и справки о доходах – 2-НДФЛ и форма 182н, через заказное письмо. Однако, заявления с запросом на отправку трудовой книжки и оформление справок о доходах на бумаге можно подать работодателю в электронном виде.
Изучайте в электронном справочнике «Практическое собрание знаний для специалиста по бухгалтерии»
Фотографии, представленные в данной публикации, были взяты с онлайн-ресурса freepik.com.
Материалы, относящиеся к вопросу «Расторжение трудового договора по инициативе работника»
- «Кодекс труда Российской Федерации» приобрел силу закона 30 декабря 2001 года под номером 197-ФЗ.
- 17 марта 2004 года Пленум Верховного Суда РФ принял постановление №2 «О практике применения судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации».
- Справочник по вопросам управления персоналом. Прекращение трудовых отношений.
- Руководство по управлению персоналом. Примеры заполнения бумажных бланков.
- Может ли отказать в выдаче трудовой книжки при увольнении по собственному желанию? На это вопрос отвечает электронный журнал «Азбука права».
- Руководство по разрешению споров в рабочей сфере. Опровержение конфликтных ситуаций, возникающих при инициированном сотрудником увольнении.
Заявление на увольнение по электронной почте
Согласно имеющемуся законодательству, работник может самостоятельно прекратить трудовой договор с организацией. Однако перед принятием такого решения необходимо предупредить руководителя о своих намерениях. В качестве уведомления можно отправить заявление об увольнении по электронной почте. Опыт судебной практики показывает, что удаленное увольнение может иметь негативные последствия для обеих сторон из-за игнорирования множества деталей.
В соответствии с пунктом 2 статьи 80 Трудового кодекса Российской Федерации, работник обязан предупредить руководителя организации заблаговременно о своем намерении прекратить трудовое сотрудничество. Для этого необходимо подать заявление об увольнении, в котором указать о своем желании расторгнуть ранее заключенный трудовой договор. Подача данного заявления должна быть выполнена не позднее, чем за две недели до желаемой даты увольнения.
Способ отправки заявления о выборе работы определяется самим работником. Идеальным вариантом является личное вручение документа в отдел кадров, поскольку такой способ гарантирует соблюдение сроков увольнения. Однако возникают ситуации, когда гражданин не может лично посетить организацию для передачи заявления, например, из-за нахождения в отпуске, на больничном или по другим уважительным причинам. В таких случаях работник может представить заявление удаленно.
Возникает вопрос о возможности направить заявление по электронной почте. Законодательно было установлено, что заявление, отправленное в электронном формате, обладает юридической силой, сравнимой с документом, представленным на бумаге. Федеральным законом №63 предусмотрено данное право. Основным требованием является наличие нотариально заверенной цифровой подписи.
Важно учитывать! В случае, если сотрудник изначально сформулировал заявление в письменной форме и лично подписал его, а затем отсканировал и отправил по электронной почте, то в таком сценарии прекращение трудового контракта будет недопустимым. Для того, чтобы расторжение сотрудничества было полностью законным, работник обязан в кратчайшие сроки предоставить руководителю оригинал заявления.
Для создания заявления необходимо использовать программу Microsoft Word и сохранить документ в формате doc. По закону нет точно установленного образца, поэтому работник может составить его в любой форме. Вместе с тем, заявление должно содержать следующую информацию:
- Точная наименование организации — это полное название компании или учреждения, которое однозначно идентифицирует ее среди других организаций.
- приведение в соответствие соответствующая должность и полное имя человека, для которого составляется данный документ.
- В информационной системе необходимо указать информацию о департаменте, занимаемой должности и полном имени сотрудника, который подал заявку.
- Документ имеет название «Декларация».
- Просьба сотрудника об окончании рабочего сотрудничества по его желанию. В данном пункте сотрудник имеет возможность указать желаемую дату увольнения. Кроме того, если у сотрудника имеются уважительные обстоятельства, из-за которых не требуется проходить период отработки, то он может сообщить об этом своему руководителю. Например, «Прошу уволить меня по собственному желанию без отработки с 14 января 2021 года в связи с необходимостью заботиться о ребенке».
Необходимо учитывать следующее! В случае, если сотрудник предварительно знает, что не сможет явиться лично для процедуры увольнения, у него есть возможность указать в заявлении просьбу об отправке всех документов по почте. В такой ситуации, работодатель обязан в последний день трудового договора отправить трудовую книжку и прочие необходимые документы по почте с использованием заказного письма с уведомлением о получении.
Важно указать дату составления документа в его конце, а также приложить электронную подпись работника, заверенную нотариально. Без этих элементов заявление не будет иметь юридической значимости.
Пример заявления об окончании трудового договора по желанию работника
Перед отправкой документа необходимо убедиться в наличии электронной почты в компании и узнать точный адрес назначения.
Необходимо учесть, что в течение двухнедельного периода сотрудник имеет возможность отозвать свое заявление. Это можно сделать, подав еще одно заявление с просьбой об аннулировании предыдущего документа, как через электронную почту, так и в другой форме. Важно, чтобы заявитель приложил заверенную цифровую подпись для подтверждения подлинности.
Для соблюдения законодательных требований, работнику при подаче заявления об увольнении следует уведомить руководителя организации о своем намерении не менее, чем за две недели до запланированной даты ухода. Отсчет этого срока начинается со следующего дня после получения и регистрации заявления. В случае, если заявление было отправлено по электронной почте, дату его получения можно установить, просмотрев входящие сообщения.
Если причины, имеющие достаточную обоснованность, будут предоставлены, то возможно сокращение срока отработки.
Необходимо учесть, что любая причина, требующая уважения, должна быть подтверждена официальным документом, который подтверждает необходимость сократить или исключить срок работы.
Один из важнейших моментов — это правильное оформление документа. Это относится как к заявлению, так и к представленным доказательствам, которые подтверждают уважительную причину. Среди принципиальных отличий, которые часто упускают сотрудники при отправке электронной почты:
- Для подачи заявления необходимо присоединить к нему все соответствующие документы, которые должны быть скреплены электронной печатью или заверены нотариально.
- Для передачи необходимых документов при расторжении трудового договора, необходимо указать предпочтительный способ, которым работодатель сможет осуществить данную процедуру, поскольку обычно все документы, включая трудовую книжку, выдаются лично.
- Также возможно предоставить информацию о методе расчета, таким образом, обозначив аккаунт, на который необходимо осуществить перевод средств.
Соблюдение данных нюансов может заметно облегчить процесс. Необходимо принять во внимание, что изначально основным является получение документов и расчет лично в последний рабочий день.
Если сотрудник не способен явиться лично в офис кадров или воспользоваться услугами почты, то закон позволяет отправить заявление об увольнении по электронной почте. Важно корректно заполнить все данные и приложить цифровую подпись. Если возникают нарушения при заполнении документа, работодатель имеет право не принимать такое заявление.
Как забрать трудовую книжку
Если вы решите уволиться по доверенности, то вашу трудовую книжку получит уполномоченный представитель. Во всех остальных случаях, вы должны направить заявление руководству, в котором вы даете согласие на отправку вашей трудовой книжки почтой. Пожалуйста, укажите адрес, на который документ должен быть выслан. Если вы не предоставите такое заявление, ваш работодатель не сможет отправить вам трудовую книжку, даже если вы увольняетесь дистанционно (согласно п. 6 ст. 84.1 Трудового кодекса РФ). Однако, стоит помнить, что работодатель не сможет выслать вашу трудовую книжку за границу (см. статью 3 Закона СССР от 24.06.1991 г. № 2261-1).
Как получить расчет при увольнении удаленно
При поступлении заработной платы на банковскую карту, сумма денежных средств, которая полагается вам, переводится на ваш счет. Если же зарплата выплачивалась наличными, то удаленно получить соответствующие суммы вы можете с помощью следующих методов.
- Необходимо указать полномочия на получение денег в доверенности через представителя.
- Пожалуйста, составьте, адресуя его работодателю, запрос на перечисление долговых средств на мой банковский счет, указав все необходимые реквизиты.
Если вы решите уволиться посредством дистанционного метода, то вам все равно придется отработать две недели, если ваш работодатель не согласится с указанной вами датой увольнения. Этот двухнедельный период начинается с момента получения вашего заявления работодателем. Если вы работаете удаленно, то проблем с отработкой не возникнет. В других случаях рекомендуется запросить отпуск с последующим увольнением или взять больничный.
Беру ли я авторов, которые, видимо, не имеют представления о Трудовом Кодексе Российской Федерации? Пожалуйста, укажите конкретную статью Трудового Кодекса, в соответствии с которой можно составить доверенность и использовать ее для подписания приказов от имени работника, получения его заработной платы и трудовой книжки. Мне не по себе от этого. Как такое можно писать? Вы же не просто высказываете свое неграмотное мнение на своей личной странице в социальной сети, а публикуете статью, на которую будут ориентироваться специалисты в области кадрового делопроизводства! Уважаемое редакционное собрание! ПОЖАЛУЙСТА, обучите ваших авторов трудовому законодательству или дайте им возможность писать сказки своим детям!
Ого, она советует взять отпуск с последующим увольнением даже в комментарии (хотя знающие специалисты категорически не рекомендуют это делать руководителям — они знают, почему). Но это еще не все, она также советует взять больничный. Ужас. Можете сразу создать рубрику «как нарушать закон правильно». Ребята, вы притормозьте — я прошу редакцию вмешаться.
Кадры, господи, господи. Поразмышляем, почему профессионалам не рекомендуется брать отпуск перед увольнением, и объясним, почему нельзя взять больничный, если это необходимо.
Вы доверяете системе Консультант Плюс? И в ней уже неоднократно указано, что работодатель имеет право выплатить заработную плату и выдать трудовую книжку по доверенности. Кроме того, Гражданский кодекс РФ (статья 185.1) прямо упоминает о возможности использования доверенности для выплаты заработной платы. Поэтому, прежде чем критиковать автора статьи, предпочтительно подтвердите свою точку зрения ссылками на нормативно-правовые акты.
Кадр, для такого опытного профессионала в области кадров, требовательного и внимательного читателя, я не знаю, может быть, я открою вам глаза, но помимо Трудового кодекса РФ существует еще как минимум Гражданский кодекс РФ. Посмотрите, почитайте, например, со статьи 185 вы можете начать. Представляете, оказывается, есть также доверенность.
Самсон, все люди, имеющие заболевание, будут брать больничный даже без своего собственного желания уволиться. Автор не объясняет своему соседу на кухне, как нарушить закон и не работать в течение 14 дней, а предоставляет всей стране профессиональную консультацию, основанную на законе — о том, как можно уволиться. Почему не рекомендуют предоставлять отпуск с последующим уходом? Потому что закон не определяет являются ли дни отпуска частью трудового стажа для самого отпуска или нет, поэтому возникают споры о том, сколько дней должно быть предоставлено и какая должна быть компенсация. Вот одна из причин.
Если вы не можете различить между трудовыми и гражданско-правовыми отношениями и ссылаетесь на ГК РФ, то вы не понимаете, о чем идет речь. Трудовой кодекс четко определяет, как должен поступать работодатель, когда работник не может ознакомиться с приказом или получить свою трудовую книжку. В этих случаях Трудовой кодекс не предусматривает возможности использования доверенностей.
Мои публикации также присутствуют в Консультанте Плюс, но, по крайней мере, я описываю в своих статьях мнение некоторых специалистов (к сожалению, такие специалисты существуют), что это не предусмотрено законом. Хотя полномочия на получение заработной платы предусмотрены Гражданским Кодексом Российской Федерации, если в трудовом договоре указано, что заработная плата переводится на расчетный счет (что в наше время происходит в 99,9% случаев), то никакая доверенность не поможет — этот момент регулируется Трудовым Кодексом Российской Федерации. Кому интересно, может ознакомиться с Трудовым Кодексом.
Важно понимать, что существуют два виды писем: заказные письма с уведомлением о вручении и письма с описью вложения. Однако, ни один из этих вариантов не доступен через Почту России, несмотря на наши попытки.
Оказалось, что у меня есть возможность получить зарплату по доверенности. Если в трудовом договоре указано, что зарплата будет перечисляться на карту, то какова будет ваша реакция? Либо вы считаете, что банк не выдаст деньги со счета по доверенности?
Почему бы не рассмотреть возможность взять больничный? Относительно количества дней отпуска, учтите, что период использования отпуска перед увольнением не учитывается в общем стаже, дающем право на ежегодный оплачиваемый отпуск. Возможно, у вас есть иное мнение? Кстати, можно ли получить ссылку на ваши статьи в «Консультант Плюс»? Хотелось бы почитать их.
Весьма обширный опыт позволяет утверждать, что помимо законодательства существует практика, которая, следуя изученным случаям, позволяет нам говорить вам, не впадая в пустые фразы.