С начала 2022 года, больничные записи теперь подаются в электронном формате, согласно новым правилам. Не только сам документ изменился, но и способ взаимодействия между работодателем и ФСС был изменен для периода с 2023 года в соответствии с Законом № 126-ФЗ и Постановлением Правительства РФ от 16 декабря 2017 года №1567. Процесс обработки больничных записей осуществляется с использованием Системы электронного документооборота (СЭДО) в рамках «Единой информационной системы Соцстрах».
Сейчас, когда назначается пособие, организация играет роль посредника. Она передает необходимую информацию СФР для оплаты больничного листа. Выплаты осуществляются в «активном порядке»: как по предварительно заполненным данным ФСС, так и по данным, предоставляемым работодателем (пункты 19, 22 и 23 Правил, утвержденные ПП РФ от 23 ноября 2021 года № 2010). В большинстве случаев пособия по листам нетрудоспособности фонд оплачивает напрямую (за исключением пункта 1 части 1 статьи 5 и статьи 9 Закона № 255-ФЗ).
Однако, для работодателя важно не только предоставить запрошенную информацию вовремя, но и следить за ее точностью и полнотой, чтобы избежать наложения штрафов (согласно статье 15.2 Закона № 255-ФЗ и части 4 статьи 15.33 КоАП РФ). Более того, работодатель все еще обязан оплатить первые три дня больничного, кроме случаев, указанных в пунктах 2-5 части 1 статьи 5 и статье 9 Закона № 255-ФЗ. Расчет пособия должен быть выполнен с учетом индексации МРОТ на 2023 год, а также максимальной базы доходов работника.
В статье, размещенной на нашем веб-ресурсе, рассматривается процесс взаимодействия между работодателем и СФР при определении пособий по электронной больничной. Также описываются возможные санкции, которые могут быть применены к компании в случае нарушения данного процесса.
Как убедиться, что больничный в электронном виде – подлинный
Работодатель получает информацию о том, что работник взял больничный лист, от Центра Федерального Регистра (через Систему Электронного Документооборота). Также сотрудник может самостоятельно сообщить свой номер больничного листа, но больше не обязан этого делать. Для проверки подлинности электронного больничного листа можно воспользоваться самостоятельно. Для этого необходимо ввести номер электронного больничного листа и СНИЛС работника в электронной системе.
Также сотрудник может проверить, оформлен ли его электронный больничный. У каждого работника есть личный кабинет на портале Фонда. Необходимо уведомить сотрудников о необходимости зарегистрироваться на портале Госуслуг, чтобы они могли получить доступ к своему личному кабинету ФСС. Информацию о электронном больничном, включая его обработку, можно отследить на сайте (с использованием логина и пароля от портала Госуслуг). Таким образом, необходимость для кадровиков отвечать на вопрос, где можно посмотреть и отследить этот документ, исчезнет.
Получите полезные навыки в составлении и согласовании кадровых документов на удаленной работе с помощью нашего обновленного обучающего курса.
Замкнутый круг проверок, или все проверяют всех
С начала 2022 года Служба федерального резерва (СФР) внесла изменения в систему выплат пособий, предоставляя возможность работникам получать их полностью или начиная с четвертого дня. Кроме того, установлен новый порядок, который обеспечивает своевременную выплату пособий без необходимости вручной подачи документов со стороны работодателя и сотрудников. Для удобства, была разработана специальная система электронного документооборота между ведомствами, позволяющая СФР запрашивать информацию о заработной плате работника за определенный период напрямую из Федеральной налоговой службы (ФНС России) согласно пунктам 12 и 44 Правил. В частности, при предоставлении заключительных документов о больничном листе, СФР автоматически отправляет работодателю предварительно заполненные данные.
Работодатель может вносить изменения и дополнять «предзаполненные сведения» по своему усмотрению, особенно если необходимы правильные данные для расчета пособия. Исправления должны быть внесены в течение трех рабочих дней после закрытия электронного больничного и получения соответствующего запроса (согласно пунктам 22 и 23 Правил).
После получения запроса, федеральные органы могут повторно проверить предоставленные данные Системы финансовых результатов (СФР). В соответствии с правилами, ведомства должны предоставить Фонд социального страхования (ФСС) необходимую информацию в течение трех рабочих дней.
Если работодатель предоставил неполные или недостоверные данные в фонд, он будет иметь право исправить ошибку. Если такое произошло, работодатель должен подтвердить получение уведомления от СФР в течение трех рабочих дней и отправить недостающую или исправленную информацию в течение пяти рабочих дней, согласно пункту 10 Правил.
Особенности при расчете и выплате пособия
Расчет пособий остался без изменений, однако их реальный размер увеличился. С начала 2024 года минимальный размер оплаты труда составляет 19 242 рубля. От этой цифры зависит минимальный дневной заработок.
На следующий год, сумма, которая будет учитываться при расчете пособия работника, будет увеличена до 2 225 000 рублей. В текущем году она составляет 1 917 000 рублей, а годом ранее — 1 878 000 рублей.
Важно учитывать МРОТ с повышенным коэффициентом при расчете минимального пособия, если в вашем регионе он установлен. При этом необходимо помнить, что максимальное дневное пособие не может быть увеличено за счет регионального коэффициента, в соответствии со статьей 133 Трудового кодекса РФ и статьей 14 Закона № 255-ФЗ.
Основные показатели, необходимые для определения размера пособия по временной нетрудоспособности, остаются неизменными. В число таких показателей входят: причина и продолжительность нетрудоспособности, максимальный срок ее допустимого ограничения, порядок расчета среднего дневного заработка с учетом минимальных и максимальных ограничений, а также страховой стаж и доход работника за определенный период. Указанные параметры регулируются следующими нормативными актами: статьи 6 и 14 Закона № 255-ФЗ, пункты 22 и 23 Правил и Приказ Министерства Здравоохранения Российской Федерации от 23 ноября 2021 года № 1089н.
Схема 1 может быть переделана так, чтобы она стала более уникальной и интересной.
Формула для расчета пособия по временной нетрудоспособности включает в себя средний дневной заработок, количество дней нетрудоспособности и размер пособия, который определяется в процентах к среднему заработку согласно статьям 7, части 4 и 5, и 14 закона № 255-ФЗ.
Заработок, полученный в течение среднего дня, рассчитывается как сумма заработка, полученного за два предшествующих календарных года, деленная на 730 (согласно частям 1-3 статьи 14 Федерального закона № 255-ФЗ).
На нашем веб-ресурсе имеется информация о выплатах, которые предоставляет СФР, а также о тех, за которые отвечает работодатель.
Кто и как оплачивает электронные больничные
Как и прежде, работодатель оплачивает первые три дня болезни сотрудника. В течение 10 дней после окончания больничного, пособие начисляется и выплачивается в день выплаты зарплаты. Социальный фонд рассматривает все необходимые сведения о работнике и выплачивает свою долю пособия в течение 10 дней. Однако Фонд имеет право отказать в выплате. Решение об отказе должно быть направлено не позднее одного рабочего дня после его принятия (согласно статье 15 Закона № 255-ФЗ).
Заработные средства, предоставленные в виде пособий, могут быть перечислены на банковский счет, отправлены по почте или переданы через другую указанную организацию, которую указал сотрудник в разделе «Сведения о застрахованном лице». Оплачиваемый больничный не влечет за собой комиссии за перевод (согласно пунктам 25 и 26 статьи 13 Закона № 255-ФЗ, согласно форме Приложения № 2, утвержденной Приказом ФСС от 4 февраля 2021 года, № 26), или согласно форме Приложения № 1, утвержденной Приказом ФСС России от 8 апреля 2022 года, № 119, в зависимости от того, когда были предоставлены сведения — до 31 мая 2022 года или после этой даты).
Важно! Все дни отпуска по беременности и родам, а также больничного при определенных обстоятельствах, оплачиваются СФР (Системой финансового обеспечения Российской Федерации) в соответствии с Законом № 126-ФЗ. К таким обстоятельствам относятся: карантин (включая случаи, когда ребенок-дошкольник до 7 лет нуждается в уходе), уход за больным членом семьи, несчастные случаи на производстве или профессиональные заболевания, а также протезирование по медицинским показаниям в стационаре и долечивание в санатории после стационара. Это основано на пунктах 2-5 части 1 статьи 5, статье 14.1 Закона № 255-ФЗ, Федеральном законе от 21 июля 2007 года № 183-ФЗ, Приказе Минздравсоцразвития РФ от 27 января 2006 года № 44, Федеральном законе от 26 мая 2021 года № 151-ФЗ и ПП РФ от 30 декабря 2020 года № 2375.
Не успеваете следить за актуализацией в трудовом законодательстве? Возникают трудности с реализацией новшеств на практике? Даже испытываете страх перед переходом на электронный документооборот? Для этой задачи предлагаем воспользоваться сервисом «Кадровый обзор». Каждую неделю мы предоставляем разъяснения по применению изменений в законодательстве на практике, предоставляем уникальные образцы и алгоритмы. К тому же, вы можете бесплатно посещать вебинары и Кадровый форум.