Особенности архивирования документов в организации

Многие небольшие компании и организации не в состоянии обеспечить себе отдельное помещение для архива, а также оплатить штатных сотрудников для выполнения этой работы. Поэтому всю ответственность по архивированию часто возлагают на одного человека, обычно на секретаря.

Лица, занимающие данную должность, часто не обладают всесторонним знанием о множестве нормативных документов в данной сфере, в отличие от архивистов. Это относится и к работникам организации, для которых работа в архивном отделе является новым и незнакомым опытом.

В первую очередь, мы советуем ознакомиться с:

• Действующим нормативным актом является документ под номером 263 от 5 сентября 1985 года, который был опубликован Главархивом СССР и до настоящего времени остается обязательным.
• Руководство по работе с архивами организаций было утверждено коллегией Росархива 06/02/02 года в форме рекомендательного документа.

Данный документ содержит инструкции по архивированию и хранению документов организации.

Для начала архивирования секретарь, ответственный за ежедневную и текущую документацию, должен провести классификацию документов на две группы:

• Документы, срок хранения которых истек, завершены в процессе ведения дел.
• Текущие бумаги, применяемые в процессе работы.

Сотрудники разных отделов компании — бухгалтерии, экономической службы и других — готовы оказать помощь. У каждого из них есть способность правильно организовать определенную папку или дело, уложить в них материалы в нужной последовательности, составить список и назвать дело в соответствии с его содержанием. После выполнения этой работы секретарь может создать справочник дел для физического лица.

Нужно ли привлекать специалистов со стороны

Использование внешних организаций, которые осуществляют платную архивацию, имеет смысл в ряде ситуаций:

• Накопилось много документов, которые требуют архивирования, но работники компании не могут справиться с этой задачей без вмешательства в производственные и управленческие процессы.
• Когда компания решает создать электронный архив, одной из основных проблем, с которой она может столкнуться, является большой объем работы, связанный с освоением сотрудниками нового программного обеспечения.
• Существует потребность в передаче документов на сторону, такую как госархив, где требуется присутствие специалистов с высоким уровнем компетентности.

Внимание! Нарушение норм архивного ведения является административным правонарушением. Согласно Кодексу об административных правонарушениях (статья 13.25), нарушители могут быть оштрафованы следующим образом: физическое лицо может быть оштрафовано в размере от 2,5 до 5 тысяч рублей, а юридическое лицо — от 200 до 300 тысяч рублей.

Итоги

1. В организации процесс архивирования документов обычно осуществляется специалистами, работающими в архиве. Однако, если организация небольшая, то архивированием могут заниматься секретарь и представители различных подразделений компании.
2. Для эффективного перемещения дел во внешний архив, особенно в случае большого количества документов, рекомендуется обратиться к специализированной компании.
3. Организации, которые не соблюдают требования федерального архивного законодательства, могут быть оштрафованы по КоАП на сумму до 300 000 рублей.

Как правильно хранить документы в организации

Для компаний и ИП обязательно сохранять записи о своей деятельности. Эти записи необходимы для подтверждения сделок с партнерами, оперативного реагирования на запросы налоговых органов и защиты собственных интересов. Разберемся, как правильно организовать хранение документов, чтобы избежать путаницы и всегда иметь необходимые бумаги под рукой.

Сколько времени документы находятся в архиве

Документы, связанные с финансовым учетом

В данном случае речь идет о документах, включающих договоры, операции по счетам, пояснения к ним, счета-фактуры и прочие записи, которые ясно отображают происхождение и сумму полученных средств компанией, а также предоставляют информацию о том, на что и в каком объеме они были потрачены.

Существуют два типа бухгалтерских документов: налоговые и бухгалтерские учеты. Налоговые документы должны храниться в течение четырех лет, а бухгалтерские — в течение пяти лет. Для избежания путаницы, лучше сохранять все бумаги в течение пяти лет. Хоть один год может и не иметь большого значения, но таким образом компания точно не нарушит ничего.

Документация, связанная с персоналом

У каждого документа, оформленного для персонала, есть уникальный период хранения. В архиве долго хранятся больничные листы, приказы о приеме на работу и об увольнении, ведомости о начислении заработной платы и некоторые другие бумаги. Если сотрудник ушел до 2003 года, их необходимо сохранять в течение 75 лет, если после 2003 года — в течение 50 лет.

Информацию о сроках хранения прочих документов возможно узнать из Приказа № 236, выданного Росархивом 20 декабря 2019 года.

Статус бумаг

Распределение документов в хранилище зависит от их статуса, который может быть представлен в двух различных форматах:

• В настоящее время используются документы, которые активно применяются в работе организации или правовым обязательством хранятся в течение 10 лет. Под эту категорию попадают первичные документы, связанные с сделками с партнерами, а также декларации о налогах.

Организациям и ИП необходимо самостоятельно определить способы хранения текущих документов, так как закон не предусматривает конкретных требований по этому вопросу. Обычно они хранятся в шкафах, а более ценные документы, такие как счета, квитанции и конфиденциальные бумаги, помещаются в сейфы для обеспечения их безопасности. Также возможно размещение текущих документов в архиве при условии выделения для них отдельного стеллажа.

• Спустя десятилетие, документы, хранящиеся в течение 50-75 лет, направляются в архив. Этот архив обычно содержит личные архивные дела сотрудников, документацию о несчастных случаях, произошедших на предприятии, а также отчеты о страховых взносах.

Обычно для архива выделяют отдельное помещение, однако, при небольшом количестве документов, их можно разместить в шкафу или сейфе. Для обеспечения безопасности документов необходимо оснастить помещение специальной системой защиты.

Готовимся к сохранению

Перед отправкой бумаг на продолжительное хранение необходимо выполнить процедуру описания, нумерации и систематизации. Очень важно, чтобы документы были расположены в хронологическом порядке. Такой подход обеспечит быстрый доступ к нужным бумагам и исключит возможность их утраты.

Кроме того, необходимо создать документ-гарант, в котором следует указать число страниц и дать пояснения. Например, если какие-либо документы повреждены или заполнены неразборчиво, то в гарантийном документе должна быть информация об этом.

Для того чтобы не упустить возможность привлечь клиентов, заинтересовавшихся вашим предложением в нерабочее время или в выходные дни, мы рекомендуем установить на вашем сайте виджет «Обратного звонка Calltouch». Эта программа предложит посетителю оставить свои контактные данные, которые затем автоматически будут переданы в ваш колл-центр. Оператор свяжется с клиентом в удобное для него время, без необходимости ожидания в телефонной линии. Таким образом, ваша компания сможет не упустить ни одного потенциального заказа.

Архивация документации осуществляется путем последовательного прохождения нескольких этапов.

Перед отправкой документов на архивное хранение необходимо провести их предварительную подготовку. Бумаги следует классифицировать, разделив их на кадровые, управленческие и бухгалтерские. Необходимо отсортировать бланки, которые уже не имеют практической ценности, и уничтожить их в соответствии с установленными правилами. Следует прошить документы, а непрошитые бумаги объединить и сшить в отдельные дела. На каждом деле должна быть нанесена печать организации и подпись лица, ответственного за подготовку документов.

Этап второй. Формирование перечня

На каждое дело необходимо составить опись, учитывая все документы, которые находятся в папке. Без этой записи невозможно провести процесс архивирования.

Этап третий. Подготовка списков и передача на сохранение.

На последнем этапе требуется создать каталоги с делами, отсортированными по категориям, и передать их в архив для хранения.

Дела оформляются в соответствии с установленной формой, в которой должны быть указаны следующие типы информации:

• Каждому делу в индексе присваивается условный номер, состоящий из кода подразделения и непосредственного номера.
• 1. Новый облик заголовков документов
• количество элементов, попавших в хранилище;
• Указываются сроки хранения в архиве в соответствии с требованиями законодательства.
• Мы должны делать записи на папке, чтобы отразить примечания по реконструкции или электронному хранению некоторых видов документов.

В акте, регламентирующем работу с архивом или в другом внутреннем документе компании, есть возможность указать лицо, которое будет заниматься архивированием документов. Эта задача включает оформление, сортировку, составление описи и скрепление папок. Сотрудник архива только проверяет правильность оформления и сопоставляет содержание дел с описью. Если все выполнено правильно, дела принимаются для хранения. В случае неправильного оформления папок их можно вернуть для уточнений. Если требуется отсканировать определенные элементы дел, эта задача поручается сотруднику архива. Передачу документов завершают, когда сотрудник архива проставляет свою подпись на акте передачи.

Если у вас накопился огромный объем документов, которые необходимо заархивировать, то имеет смысл обратиться за помощью к сторонней компании. Однако не забудьте проверить, что у этой компании есть финансовая страховка, которая покроет возможные риски и убережет вас от финансовой ответственности. Рекомендуем обратить внимание на примеры страховых полисов, чтобы быть уверенными в надежности выбранного аутсорсера.

Допускается ли привлекать к работе сторонних специалистов

Для сохранения документов возможно обратиться к внешним организациям, специализирующимся на архивировании. Этот метод применяется в следующих случаях:

• В течение года накапливается огромное количество документов в крупной организации, однако их систематизация самостоятельно становится проблематичной. Это объясняется тем, что для этой задачи потребуется отвлечь сотрудников от их основных обязанностей — производственных и управленческих процессов.
• Корпорация приняла решение начать разработку электронного хранилища с нуля, и масштаб работ настолько колоссален, что существующие сотрудники не смогут справиться с этой задачей.
• Для того чтобы сохранить документы в государственный архив, необходимо обладать высоким профессиональным уровнем у сотрудников, которые будут заниматься архивированием.

Здесь эксперт раскрывает 12 способов сокращения затрат на налоги.

Штрафы за нарушение правил архивного хранения

Невыполнение требований по архивированию документов или нарушение правил их передачи и хранения является нарушением административного законодательства. За такие нарушения предусмотрены штрафы в соответствии со статьей 13.25 КоАП. Физическое лицо может быть обязано заплатить сумму штрафа в размере от 2,5 до 5 тысяч рублей. Штраф для юридического лица может составлять от 200 до 300 тысяч рублей.

Что значит архивировать документы и для чего это нужно

Архивное хранилище компании — это способ организации документов, который позволяет систематизировать их для удобной и быстрой работы. Обработка архивных материалов является неотъемлемой частью как с точки зрения законодательства, так и с практической стороны. За время существования организации накапливаются сотни и тысячи документов, которые без должного упорядочивания становится практически невозможно ориентироваться в них. Существуют различные типы архивов, такие как научно-технический, аудиовизуальный и др. В данном случае речь пойдет о управленческом архиве, но основные принципы архивирования применимы ко всем типам.

Хорошо ведение записей о всей документации и ее упорядочивание — это сложная задача, которую можно выполнить только после тщательного изучения всех аспектов данного процесса. Если мы точно соблюдаем все требования к хранению документов в нашей организации, то не возникнет никаких проблем, поэтому очень важно ответственно относиться к этому вопросу.

Какие документы сдаются в архив

Перед обсуждением основных принципов, необходимо понять, какие документы хранятся в архиве организации. Согласно указанию Росархива от 20.12.2019 г. № 236, который устанавливает список обязательных документов для архивирования с соответствующими сроками сохранения, всю документацию можно условно разделить на три основные категории и одну дополнительную.

Временные документы, которые подлежат хранению в архиве не более 10 лет, включают в себя:

• Все материалы, связанные с выполнением приказов и поручений, включая документы, справки, отчеты, проекты и оригиналы самих приказов.
• письма и сообщения, касающиеся внедрения решений, принятых в ходе переговоров и конференций;
• папки, касающиеся создания и внедрения нормативных актов;
• Диалоги, касающиеся изменения структуры предприятия.

• Документы, которые касаются состава персонала предприятия, включают в себя информацию о приеме на работу, прохождении сотрудниками специализированных курсов для повышения квалификации, результаты аттестаций, штатные расписания сотрудников и так далее.
• бумаги об инициации или завершении действий юридической организации, ее подтверждении;
• Документация, относящаяся к защите информации предприятия и созданию резервных копий;
• Документ, содержащий информацию о технических и экономических характеристиках организации.

постоянные документы, которые хранятся в архиве на протяжении всего существования организации. Эти документы включают:

• список должностей и деловых дел; реестр дел;
• Итоговые отчеты за год, стратегические планы, финансовые отчеты и налоговые документы;
• корпоративные письма; документы, принятые в качестве основы для ведения деловых отношений; документы, регламентирующие деятельность компании; основные документы, определяющие правила и порядок работы организации.
• документы, в которых фиксируются указания по основному делопроизводству; первоначальные версии данных указаний;
• аттестаты идентификации цифровых ключей
• документы о совершенных сделках;
• Перечни ассортимента, товаров и услуг, предоставляемых фирмой, с указанием стоимости; ценовые каталоги;
• действия о потере и уничтожении досье.

Документы, помеченные как «по истечении срока действия». Они сохраняются до тех пор, пока они имеют практическую ценность, а после истечения этого периода они уничтожаются немедленно или в течение относительно короткого времени, обычно в пределах 1 года.

В перечисленной выше распоряжением Росархива от 20 декабря 2019 года подробно описаны сроки хранения стандартных архивных документов, накопленных государственными органами, муниципальными органами самоуправления и организациями. Первый шаг к созданию архива документов в организации — изучение этого законодательного акта.

Организация архива на предприятии с нуля

В организации весьма сложный процесс архивирования документов, вне зависимости от объема делопроизводства, особенно для тех, кто сталкивается с ним впервые. Для начала организации архива, если ранее не было сделано никаких наработок в этом направлении, и когда в документах предприятия так легко потеряться, стоит назначить ответственного лица. Можно нанять нового сотрудника, который будет специализироваться в ведении архива, либо же возложить эту обязанность на одного из штатных сотрудников с невысокой нагрузкой. После этого необходимо создать учетный журнал использования архивных документов, в котором будут записываться все лица, получившие доступ к ним. В этом же журнале будут отражаться даты, когда бумага была взята из папки и возвращена обратно.

Все прочие меры не имеют отличий от устройства уже существующего хранилища. Ниже представлена подробная пошаговая инструкция по использованию его.

Пошаговая инструкция, как правильно архивировать документы в бумажном виде

Этапы подготовки документов к сохранению в архиве в письменной форме включают в себя следующие шаги:

1. В начале необходимо провести классификацию всех документов в соответствии с их сроком хранения (о нем уже упоминалось ранее) и разработать систему номенклатуры.
2. В случае отсутствия описей необходимо составить детальные каталоги для всей имеющейся документации.
3. Необходимо аккуратно распределить бумаги по соответствующим папкам, сделав метки на обложках с указанием названия, срока хранения, отдела, индексации и других необходимых данных. Чтобы избежать путаницы, рекомендуется уничтожить все неактуальные документы.
4. После этого будет необходимо закрепить документы в архиве. Для этого потребуются специальные шнуры, нитки и иглы. Инструкцию о том, как выполнить это правильно, можно найти здесь: Как правильно прошить документы ниткой в соответствии с ГОСТом. Удобнее всего хранить документы в специальных папках или коробках, предназначенных как для небольших архивов, так и для больших архивов крупных организаций.
5. При размещении папок на стеллажах рекомендуется руководствоваться таким принципом: чем реже требуется извлекать документ, тем лучше поместить его в дальнюю часть стеллажа, чтобы освободить удобное место для часто используемых бумаг.
6. Необходимо сформулировать и опубликовать приказ о том, какие сотрудники обладают правом доступа к архиву.
7. Продолжение ведения журнала учета и подготовка дополнительных документов перед их передачей в архив.

Архив организации: определение — что это

Архивная служба организации выполняет функции по хранению и обработке архивных документов, обеспечивает их учет и использование в соответствии с требованиями Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ.

Согласно закону Российской Федерации от 22.10.2204 № 152-ФЗ «Об архивном деле», а также приказу Министерства Культуры России от 31.03.2015 № 526 и внутренним документам компании, архивная деятельность организации осуществляется.

Специалисты из издания «Кадровое дело» поделились советами о том, как осуществлять проверку документов в архиве организации и классифицировать их в соответствии с установленными сроками хранения. Для этой процедуры вам потребуются два важных документа: номенклатура дел и акт изъятия документов.

Функции архива организации

Обязанности и роли архива в компании устанавливаются руководителем в Положении о его работе (согласно пункту 1.5 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526). Перед тем, как определить, какие функции архив будет выполнять, необходимо решить, какие задачи ему будут поручены.

Обычно архивные задачи включают в себя:

• составление коллекции документов в архиве
• гарантированное сохранение и систематическая учет принятых в архив документов;
• организация работ с документами из архива на практике
• Мониторинг соответствия правилам формирования и оформления бумаг в процессе работы с документами, отбор и подготовка документов к передаче для архивного хранения.

В соответствии с данными целями, архив выполняет следующие функции:

• По окончании оформления дел, система принимает, рассматривает и сохраняет документы, полученные в ходе работы организации, которые были обработаны согласно действующим правилам.
• осуществляет организацию процесса составления описей документов, которые завершили свое делопроизводство и хранятся постоянно, а также описывает персональные данные сотрудников.
• Ведет регистрацию номенклатуры дел, которые находятся в структурных подразделениях (у исполнителей) для временного хранения документов.
• Гарантирует полную безопасность хранимой документации
• Осуществляет регистрацию выдачи архивных дел и документов, следит за своевременным их возвратом в хранилище и так далее.

Наша команда специалистов из Системы Кадры разработала образец Положения о работе с архивом, который полностью соответствует требованиям законодательства, действующего в 2022 году, в области архивной деятельности.

Какие организации обязаны создавать архивы

Обязанность по созданию собственных архивов лежит на государственных органах и органах местного самоуправления, включая муниципальные районы и округа, городские округа и внутригородские районы (согласно части 1 статьи 13 Федерального закона от 22.10.2004 года № 125-ФЗ).

Компании и государственные учреждения могут создавать архивы для хранения документов, включая те, которые не являются государственной или муниципальной собственностью. Это предусмотрено в статье 13 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ.

Если предприятие откажется от создания собственного архива, оно будет обязано сдать свои документы в местный городской или муниципальный архив, согласно части 4 статьи 18 Федерального закона от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ. Разрешается сохранять документы, завершившие свое делопроизводство, не более трех лет до их передачи в архив, как указано в пункте 4.1 Правил, утвержденных приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 г. № 526.

Узнайте в издании «Кадровое дело»: Какие аспекты архива следует проверить в связи с введением новых санкций по поводу персональных данных.

Как создать архив организации с нуля: пошаговая инструкция

При изготовлении личного хранилища необходимо соблюдать установленные Министерством культуры России правила, которые были утверждены приказом от 31.03.2015 года под номером 526.

Шаг 1. Отведите отдельное здание или помещения для создания архива. Помимо хранилища, в нем должны быть отдельные помещения для выдачи документов сотрудникам архива, а также рабочие комнаты, где сотрудники будут заниматься работой с документами.

Важно! Нельзя размещать хранилище архива рядом с лабораторными, производственными и бытовыми помещениями, а также необходимо исключить общую вентиляцию с ними. В хранилище требуются несгораемые стены и огнестойкие перекрытия, способные выдержать огонь не менее двух часов. Также запрещено проводить трубы с водой внутрь хранилища (согласно пункту 2.17 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526).

Для обеспечения правильной вентиляции в хранилище необходимо предусмотреть естественную или искусственную систему, которая обеспечит циркуляцию воздуха. Кроме того, нужно поддерживать стабильную температуру и влажность. Также необходимо установить систему очистки воздуха от пыли в соответствии с пунктом 2.19 Правил, утвержденными приказом Министерства культуры России от 31 марта 2015 года № 526.

Этап второй. Определите персонал, который будет заниматься архивными работами. Подойдет для этого должность архивиста.

Выполните третий этап, определив сотрудников, которые будут отвечать за передачу завершенных дел в архив в соответствии с пунктом 6.3 ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, утвержденным приказом Ростехрегулирования от 12.03.2007 г. № 28-ст.

Получите информацию из Системы Кадры о процедуре подготовки кадровых документов для архивирования в организации.

Какая ответственность за нарушение организации архивного хранения документов

Невыполнение требований, касающихся хранения документов в архиве, может привести к наложению штрафа на компанию в размере до 10 000 рублей (согласно статье 13.20 КоАП). Стоит отметить, что Роскомнадзор является органом, ответственным за штрафование работодателей, нарушающих архивное законодательство (согласно статье 28.3 КоАП). Если в результате проверки будет установлено, что из-за нарушения правил хранения документов третьи лица имели доступ к ним и совершили кражу, повреждение или уничтожение документов, компания будет оштрафована еще на 100 000 рублей (согласно части 6 статьи 13.11 КоАП).

Получите образцы необходимых документов от специалистов Кадровой системы, которые являются неотъемлемой частью работы с персоналом.